Privacy

Heeft de onderwijsinspectie recht op inzage in leerlingendossiers/cursistendossiers tijdens een doorlichting in een onderwijsinstelling of een CLB? Wat met de privacywetgeving?

Elke onderwijsinstelling en elk CLB moet respectievelijk kwaliteitsvol onderwijs en een kwaliteitsvolle leerlingen- of cursistenbegeleiding verstrekken.

Dat houdt in dat elke onderwijsinstelling en elk CLB minimaal de onderwijsreglementering respecteert die voor hen van toepassing is. De onderwijsinstelling en het CLB moeten ook tegemoetkomen aan de kwaliteitsverwachtingen opgenomen in de referentiekaders (decreet van 8 mei 2009 betreffende de kwaliteit van onderwijs, artikel 4).

Voor alle onderzoeken combineert de onderwijsinspectie meerdere onderzoeksmethoden en bronnen zoals gesprekken, observaties, documentenstudie en gevalstudies. Ze doet dit om haar bevindingen te valideren. Het raadplegen van individuele leerlingendossiers of cursistendossiers is nodig om op een betrouwbare wijze te onderzoeken of onderwijsinstellingen en CLB’s effectief en op een kwaliteitsvolle manier doen wat de regelgeving voorschrijft over kwaliteitsvol onderwijs en kwaliteitsvolle leerlingen- of cursistenbegeleiding.

Artikel 33 van het kwaliteitsdecreet bepaalt dat de onderwijsinspectie voor haar onderzoek de nodige gegevens mag opvragen. Het is bovendien een erkenningsvoorwaarde voor alle onderwijsinstellingen én CLB’s om het toezicht door de onderwijsinspectie mogelijk te maken.

Bovenvermelde bepalingen rechtvaardigen de vraag aan de onderwijsinstellingen en de CLB’s om onderwijsinspecteurs leerlingen- cursistendossiers te laten inkijken. De onderwijsinstelling of het CLB wordt zoveel mogelijk op voorhand geïnformeerd over welke dossiers de onderwijsinspecteurs willen raadplegen. De onderwijsinspectie raadpleegt het aantal dossiers dat toereikend, relevant en noodzakelijk is voor de doorlichting, conform de principes van de nieuwe Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Dat betekent echter niet dat de onderwijsinspectie toegang mag krijgen tot het leerlingvolgsysteem, de cursistentrajectbegeleiding, het elektronische leerplatform of tot LARS via de toegangscodes. Een onderwijsinstelling of CLB kan ervoor kiezen om de gevraagde dossiers te anonimiseren en op papier voor te leggen. Deze werkwijze veroorzaakt echter veel extra werk. Eenvoudiger is het om de onderwijsinspecteurs te laten meekijken naar bepaalde dossiers op het elektronisch platform, door bijvoorbeeld bepaalde passages te projecteren of door samen gegevens op een scherm te bekijken.

Moet de onderwijsinspectie voor het raadplegen van leerlingen- cursistendossiers een protocol “mededeling persoonsgegevens” afsluiten met de onderwijsinstellingen, academies, CVO’s en de CLB’s?

Volgens het AVG-decreet van 8 juni 2018 is het afsluiten van een protocol enkel vereist voor de elektronische mededeling van persoonsgegevens en voor zover dit op systematische en georganiseerde wijze gebeurt.

Aangezien de onderwijsinspectie geen toegang krijgt tot het leerlingenvolgsysteem, de cursistentrajectbegeleiding, het elektronische leerplatform of LARS, en de gegevens daarvan niet op een georganiseerde wijze elektronisch worden medegedeeld, is geen protocol vereist.

Welke gegevens worden gecontroleerd en hoe gaat de onderwijsinspectie daarbij om met de privacy van betrokkenen?

De onderwijsinspecteurs raadplegen enkel een steekproef van de leerlingendossiers.

Ze focussen op de kwaliteit van het gebruik en de verwerking, niet op de persoonsgegevens. Zij slaan de gegevens niet op en verwerken ze verder niet.

Onderwijsinspecteurs zijn bovendien gebonden aan een decretaal vastgelegde deontologische code (Besluit Vlaamse Regering van 20 juli 2012). Dit houdt onder meer in dat zij:

1° de plicht hebben om informatie geheim te houden voor iedereen die niet bevoegd is om er kennis van te nemen;

2° de reglementering op de privacy en de bescherming van persoonsgegevens nauwgezet naleven;

3° alle gegevens met betrekking tot individuen (leerlingen, personeelsleden en andere natuurlijke personen) strikt vertrouwelijk behandelen.

Het is aan te raden om de ouders en leerlingen of cursisten te informeren dat de onderwijsinspectie, tijdens een doorlichting in het kader van haar decretale opdracht, inzage kan vragen in leerlingen- of cursistendossiers. Dat kan bijvoorbeeld opgenomen worden in een privacyverklaring die heel wat onderwijsinstellingen en CLB’s hebben opgemaakt waarin ze aan ouders en leerlingen of cursisten kenbaar maken welke leerlingen- en oudergegevens of cursistengegevens ze verwerken, met welke doeleinden en voor welke instanties. Heb je, naar aanleiding van een doorlichting, vragen bij de inzage in leerlingen- of cursistendossiers? Neem dan contact op met inspecteur-generaal Lieven Viaene.

Bovenstaande vragen en antwoorden werden voorgelegd aan de “werkgroep informatieveiligheid” op 28 november 2018, waar de Vlaamse toezichtcommissie en de Data Protection Officers (DPO’s) van de verschillende koepels en het GO! deel van uitmaken.