- Heeft de onderwijsinspectie recht op inzage in leerlingendossiers/cursistendossiers tijdens een doorlichting in een onderwijsinstelling of een CLB? Wat met de privacywetgeving?
- Moet de onderwijsinspectie voor het raadplegen van leerlingen- cursistendossiers een protocol “mededeling persoonsgegevens” afsluiten met de onderwijsinstellingen, academies, CVO’s en de CLB’s?
Heeft de onderwijsinspectie recht op inzage in leerlingendossiers/cursistendossiers tijdens een doorlichting in een onderwijsinstelling of een CLB? Wat met de privacywetgeving?
Ja, de onderwijsinspectie heeft dat recht.
Elke onderwijsinstelling en elk CLB moet respectievelijk kwaliteitsvol onderwijs en een kwaliteitsvolle leerlingen- of cursistenbegeleiding verstrekken.
Voor alle onderzoeken combineert de onderwijsinspectie meerdere onderzoeksmethoden en bronnen zoals gesprekken, observaties, documentenstudie en gevalstudies. Ze doet dit om haar bevindingen te valideren. Het raadplegen van individuele leerlingendossiers of cursistendossiers is nodig om op een betrouwbare wijze te onderzoeken of onderwijsinstellingen en CLB’s effectief en op een kwaliteitsvolle manier doen wat de regelgeving voorschrijft over kwaliteitsvol onderwijs en kwaliteitsvolle leerlingen- of cursistenbegeleiding.
Artikel 33 van het kwaliteitsdecreet bepaalt dat de onderwijsinspectie voor haar onderzoek de nodige gegevens mag opvragen. Het is bovendien een erkenningsvoorwaarde voor alle onderwijsinstellingen én CLB’s om het toezicht door de onderwijsinspectie mogelijk te maken. Ook artikel 44bis van Onderwijsdecreet XXXI bepaalt het recht op inzage of een kopie van persoonsgegevens.
Bovenvermelde bepalingen rechtvaardigen de vraag aan de onderwijsinstellingen en de CLB’s om onderwijsinspecteurs leerlingen- cursistendossiers te laten inkijken. De onderwijsinstelling of het CLB wordt zoveel mogelijk op voorhand geïnformeerd over welke dossiers de onderwijsinspecteurs willen raadplegen. De onderwijsinspectie raadpleegt het aantal dossiers dat toereikend, relevant en noodzakelijk is voor de doorlichting, conform de principes van de nieuwe Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Dat betekent echter niet dat de onderwijsinspectie toegang mag krijgen tot het leerlingvolgsysteem, de cursistentrajectbegeleiding, het elektronische leerplatform of tot LARS via de toegangscodes. Een onderwijsinstelling of CLB kan ervoor kiezen om de gevraagde dossiers te anonimiseren en op papier voor te leggen. Deze werkwijze veroorzaakt echter veel extra werk. Eenvoudiger is het om de onderwijsinspecteurs te laten meekijken naar bepaalde dossiers op het elektronisch platform, door bijvoorbeeld bepaalde passages te projecteren of door samen gegevens op een scherm te bekijken.
Moet de onderwijsinspectie voor het raadplegen van leerlingen- cursistendossiers een protocol “mededeling persoonsgegevens” afsluiten met de onderwijsinstellingen, academies, CVO’s en de CLB’s?
Volgens het AVG-decreet van 8 juni 2018 is het afsluiten van een protocol enkel vereist voor de elektronische mededeling van persoonsgegevens en voor zover dit op systematische en georganiseerde wijze gebeurt.
Aangezien de onderwijsinspectie geen toegang krijgt tot het leerlingenvolgsysteem, de cursistentrajectbegeleiding, het elektronische leerplatform of LARS, en de gegevens daarvan niet op een georganiseerde wijze elektronisch worden medegedeeld, is geen protocol vereist.
Over welke persoonsgegevens gaat het?
De persoonsgegevens hebben betrekking op leerlingen verbonden aan de onderwijsinstelling of begeleid door het centrum voor leerlingenbegeleiding en betreffen de gegevens die de onderwijsinstelling of het centrum voor leerlingenbegeleiding krachtens de onderwijs of CLB-reglementering in het dossier verwerken, zoals de administratieve gegevens, inschrijvingsgegevens, afwezigheden, studieresultaten en zorggegevens. De bevoegdheid heeft ook betrekking op gegevens die toegankelijk zijn via een informaticasysteem of via elk ander elektronisch apparaat.
Als anonieme gegevens beschikbaar en actueel zijn, vragen de inspecteurs in eerste instantie inzage in die gegevens. Als dat nodig is in het licht van de opdracht, kunnen de inspecteurs inzage vragen in persoonsgegevens, als daarvoor de Europese, federale en Vlaamse regels over het verwerken van die gegevens worden gevolgd. Onder anonieme gegevens wordt verstaan: gegevens die geen betrekking hebben op een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon of op persoonsgegevens die zodanig anoniem zijn gemaakt dat de betrokkene niet of niet meer identificeerbaar is.
De Vlaamse Regering heeft voorwaarden gesteld om de transparantie en de uitoefening van de rechten van de betrokkenen te verzekeren.
- Zo respecteren de inspecteurs het vertrouwelijke karakter van de gegevens waarvan ze kennis hebben gekregen bij de uitoefening van hun decretale opdracht. Ze gebruiken die gegevens uitsluitend voor de vervulling van hun opdracht en delen die niet mee aan andere instanties.
- Inspecteurs die belast zijn met de inspectie van de centra voor leerlingenbegeleiding dragen kennis van geheimen die hun zijn toevertrouwd en respecteren het beroepsgeheim.
- De inspecteurs bewaren de persoonsgegevens die ze bij de uitoefening van hun opdracht verwerken, niet langer dan nodig voor de uitoefening van die opdracht en in elk geval niet langer dan nodig voor de eindredactie van het verslag of het rapport.
Hoe verwerkt de onderwijsinspectie persoonsgegevens tijdens haar onderzoek?
- De onderwijsinspecteurs raadplegen enkel een steekproef van de leerlingendossiers.
- Ze focussen op de kwaliteit van het gebruik en de verwerking, niet op de persoonsgegevens.
- Onderwijsinspecteurs zijn gebonden aan een decretaal vastgelegde deontologische code (Besluit Vlaamse Regering van 20 juli 2012). Dit houdt onder meer in dat zij:
- de plicht hebben om informatie geheim te houden voor iedereen die niet bevoegd is om er kennis van te nemen;
- de reglementering op de privacy en de bescherming van persoonsgegevens nauwgezet naleven;
- alle gegevens met betrekking tot individuen (leerlingen, personeelsleden en andere natuurlijke personen) strikt vertrouwelijk behandelen.
- Het is aan te raden om de ouders en leerlingen of cursisten te informeren dat de onderwijsinspectie, tijdens een doorlichting in het kader van haar decretale opdracht, inzage kan vragen in leerlingen- of cursistendossiers. Dat kan bijvoorbeeld opgenomen worden in een privacyverklaring die heel wat onderwijsinstellingen en CLB’s hebben opgemaakt waarin ze aan ouders en leerlingen of cursisten kenbaar maken welke leerlingen- en oudergegevens of cursistengegevens de onderwijsinspecteurs verwerken, met welke doeleinden en voor welke instanties (zie hierboven).
Wat met de privacywetgeving?
De onderwijsinspectie is de verwerkingsverantwoordelijke volgens de richtlijnen van het decreet op de ‘algemene verordening gegevensbescherming’ (AVG).
